STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Struktur sistem informasi

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.

a. Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.

SEJARAH PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pada tahun 1940 saat perang dunia ke 2 sistem informasi digunakan oleh militer untuk pengiriman dan penerimaan dokumen dokumen. Pengiriman dan penerimaan dokumen dokumen ini disimpan dalam bentuk magnetic tape.

1. Generasi Pertama (1945-1955)

Pada generasi ini belum ada sistem operasi, sistem komputer diberi instruksi yang harus dikerjakan secara langsung.

2. Generasi Kedua (1955-1965)

Batch processing systemJob dikumpulkan dalam satu rangkaian kemudian dieksekusi secara berurutan.Sistem komputer belum dilengkapi sistem operasi, tapi beberapa fungsi dasar sistem operasi telah ada, misalnya FMS (Fortran Monitoring System) dan IBSYS,keduanya merupakan bagian yang fungsinya merupakan komponen sistem operasi

3. Generasi Ketiga (1965-1980)

Dikembangkan untuk melayani banyak pemakai secara online, sehingga menuntut sistem komputer dapat digunakan secara :

Multiuser Berarti komputer yang memiliki resource yang dapat digunakan oleh banyak orang sekaligus.

MultiprogrammingBerarti komputer melayani banyak proses/job sekaligus pada waktubersamaan, yaitu dengan membagi (mempartisi) memori menjadi beberapa bagian dengan satu bagian memori adalah satu job berbeda.

Time sharing Varian dari multiprogramming, dimana tiap pemakai mempunyai satuterminal online dengan pemroses hanya memberi layanan pada pemakai yangaktif secara bergantian secara cepat.

Spooling Membuat peripheral seolah-olah dapat digunakan bersama-sama sekaligus,dapat diakses secara simultan, yaitu dengan cara menyediakan beberapapartisi memori. Saat terdapat permintaan layanan peripheral, langsungditerima dan data disimpan lebih dulu di memori yang disediakan (berupaantrian), kemudian dijadwalkan agar secara nyata dilayani oleh peripheral.

4. Generasi Keempat (1980-199x)

Sistem operasi yang dapat melayani banyak mode, yaitu mendukung batch processing, timesharing dan (soft) real time applications. Perkembangan denganmeningkatnya kemampuan komputer dekstop (PC) dan teknologi jaringan(TCP/IP). Selama tahun 1980-an dan awal tahun 1990-an, perusahaan raksasa multinasional banyak menyelesaikan pembangunan sistem informasi global mereka (GIS/ Global Information System), tetapi masih terdapat beberapa hal lain yang masih harus diselesaikan dalam rangka menyempurnakan sistem pengelolaan informasi berbasis komputer yang mendunia ini. Pada tahun 2000-an, kurang lebih 2070 perusahaan multinasional akan didorong untuk memperbaiki aplikasi sistem informasi dan bentukan arsitektur sistem ini. Sistem yang mulanya dirancang untuk mendukung operasi yang tersentralisasi ataupun tidak tersentralisasi akan ditingkatkan untuk memampukan perusahaan induk dan cabangnya beroperasi sebagai sebuah koordinat suatu sistem yang terintegrasi. Adapun hal yan perlu ditingkatkan dan diintegrasikan secara utuh dalam pematangan sistem informasi dunia adalah peranan sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System/ CBIS).

Keamanan Sistem Informasi Internal

Pada perusahaan yang memiliki sumberdaya yang besar berupa bahan baku, sumberdaya manusia, maupun barang jadi sudah saatnya menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi agar lebih effisien dan effektif dalam memproses data yang dibutuhkan. Sistem Informasi dalam suatu perusahaan bertujuan untuk mencapai tiga tujuan utama: kerahasiaan, ketersediaaan, dan integrasi.

• Kerahasiaan. Untuk melindungi data dan informasi dari penggunaan yang tidak semestinya oleh orang-orang yang tidak memiliki otoritas. Sistem informasi eksekutif, sumber daya manusia, dan sistem pengolahan transaksi, adalah sistem-sistem yang terutama harus mendapat perhatian dalam keamanan informasi.

• Ketersediaan. Supaya data dan informasi perusahaan tersedia bagi pihak-pihak yang memiliki otoritas untuk menggunakannya.

• Integritas. Seluruh sistem informasi harus memberikan atau menyediakan gambaran yang akurat mengenai sistem fisik yang mereka wakili.

             adapun data-data yang diproses meliputi antara lain :

1) Stock barang baik berupa bahan baku maupun bahan jadi baik jumlah maupun storage penyimpanan

2) Data pegawai/karyawan meliputi payroll, absensi, maupun posisi tenpat pegawai tersebut berada

3) Data Keuangan  dan Akuntansi

4) Data rekanan yang memuat produsen bahan baku dan spare-part maupun konsumen sebagai langganan perusahaan kita.

5) Data-data lain yang turut menunjang seperti proses management, komposisi/ formula produk dan data-data lain yang bisa dianggap sebagai rahasia perusahaan.

Dengan kondisi saat ini yang sedemikian ketatnya iklim usaha, perlu diterapkan sebuah sistem yang dapat menjamin keamanan informasi maupun lalu lintas data baik internal antar divisi, maupun yang berhubungan dengan pihak luar. Keamanan Sistem Informasi ini dirasakan sudah sedemikian mendesak dengan mempertimbangan berbagai hal yang dapat menyebabkan kesalahan, kerusakan atau malfunction yang dapat menghambat laju lalu-lintas data.

Keamanan Sistem Informasi ini bertujuan :

1) Menjaga keamanan sumber-sumber  informasi , disebut dengan Manajemen Pengamanan Informasi (information security management-ISM)

2)  Memelihara fungsi-fungsi perusahaan setelah terjadi bencana atau pelanggaran keamanan, disebut dengan Manajemen Kelangsungan Bisnis (business continuity management-BCM).

Pengelolaan atau manajemen Keamanan Sistem Informasi meliputi beberapa langkah :

    * Mengidentifikasi ancaman yang dapat menyerang sumber informasi perusahaan;

    * Mengidentifikasi risiko yang mungkin ditimbulkan oleh ancaman tersebut;

    * Menetapkan kebijakan-kebijakan keamanan informasi; dan

    * Melaksanakan pengawasan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan risiko keamanan informasi.

Terdapat beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam mengelola data-data perusahaan sehingga diperlukan Keamanan Sistem Informasi ini, antara lain :

1) Ancaman bersifat internal berasal dari para pegawai tetap, pegawai sementara, konsultan, kontraktor, dan rekan bisnis perusahaan

2) Survey menemukan 49% kejadian yang membahayakan keamanan informasi dilakukan pengguna yang sah dan diperkirakan 81 % kejahatan komputer dilakukan oleh pegawai perusahaan.

3) Ancaman dari dalam perusahaan mempunyai bahaya yang lebih serius dibandingkan yang dari luar perusahaan, karena kelompok internal memiliki pengetahuan yang lebih mengenai sistem di dalam perusahaan.

4) Kontrol untuk menghadapi ancaman eksternal baru mulai bekerja jika serangan terhadap keamanan terdeteksi.

5) Kontrol untuk menghadapi ancaman internal dibuat untuk memprediksi gangguan keamanan yang mungkin terjadi.

Resiko yang timbul dari tidak digunakan atau tidak berfungsinya keamanan sistem informasi adalah :

    * Pengungkapan dan Pencurian , Ketika database dan perpustakaan perangkat lunak dapat diakses oleh orang yang tidak berhak. Misalnya, mata-mata industri dapat memperoleh informasi kompetitif yang berharga dan penjahat komputer dapat menggelapkan dana perusahaan.

    * Penggunaan Secara Tidak Sah, Penggunaan secara tidak sah terjadi ketika sumber daya perusahaan dapat digunakan oleh orang yang tidak berhak menggunakannya, biasa disebut hacker. Misalnya, seorang hacker dapat memperoleh akses terhadap sistem telepon dan melakukan hubungan telepon interlokal secara tidak sah.

    * Pengrusakan Secara Tidak Sah dan Penolakan Pelayanan, Penjahat komputer dapat masuk ke dalam jaringan komputer dari komputer yang berada jauh dari lokasi dan menyebabkan kerusakan fisik, seperti kerusakan pada layar monitor, kerusakan pada disket, kemacetan pada printer, dan tidak berfungsinya keyboard.

    * Modifikasi Secara Tidak Sah, Perubahan dapat dibuat pada data-data perusahaan, informasi, dan perangkat lunak. Beberapa perubahan tidak dapat dikenali sehingga menyebabkan pengguna yang ada di output system menerima informasi yang salah dan membuat keputusan yang salah. Tipe modifikasi yang paling dikhawatirkan adalah modifikasi disebabkan oleh perangkat lunak yang menyebabkan kerusakan, biasanya dikelompokkan sebagai virus.

Bentuk virus itu sendiri dapat terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu :

•     "Perangkat lunak perusak" (malacious software atau malware), terdiri dari program atau segmen kode yang menyerang sistem dan melakukan fungsi perusakan. Terdapat banyak jenis perangkat lunak perusak selain virus, di antaranya worm dan Trojan horses.

•      Virus merupakan program komputer yang memperbanyak diri sendiri dan menyimpan salinannya secara otomatis pada program lainnya dan boot sectors.

•      Worm tidak memperbanyak diri sendiri, tetapi mengirim salinannya dengan menggunakan e-mail

•   Trojan horses juga tidak memperbanyak diri. Penyebaran dilakukan oleh pengguna secara tidak disengaja.

KEGUNAAN ATAU FUNGSI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA PERUSAHAAN

        

Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan. Sistem Informasi Manajemen berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan. Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

Beberapa kegunaan atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.